Sandrine Croze-Fayard et Elise Greffet
Retour d’expérience du Médipôle Hôpital Mutualiste (MHM)
ROC permet de réduire les coûts d’un système archaïque de facturation!
Le Médipôle Hôpital Mutualiste, établissement de santé mutualiste, est un des cinq établissements ayant participé à l’expérimentation du dispositif de Remboursement des organismes complémentaires (ROC) dès son lancement. Sandrine Croze-Fayard, directrice adjointe et Elise Greffet, référente GAP-DPI (Gestion Administrative des Patients - Dossier Patient Informatisé) en expliquent les tenants et les aboutissants.
Depuis quand le Médipôle Hôpital Mutualiste est-il entré dans l’expérimentation ROC ?
Sandrine Croze-Fayard : « Nous avons été associés au démarrage du projet dès 2015. Nous avons participé à des réunions trimestrielles, qui réunissaient à Paris un ensemble de directeurs administratifs et financiers (DAF) et de directeurs adjoints afin d’élaborer le cahier des charges opposable aux éditeurs, puis de mettre à plat l’ensemble des règles de facturation encadrant les échanges entre les établissements de santé et les organismes d’Assurance Maladie Complémentaire (AMC). Une fois la rédaction du cahier des charges validée par les différentes instances de pilotage (Fédérations AMC (FNMF, FFA et CTIP), ministère de la Santé (DGOS) et la CNAM), des groupes de trinômes ont été constitués par le ministère des Solidarités et de la Santé. Pour une meilleure connaissance des besoins et des champs d’activités, ils regroupaient des représentants d’établissements hospitaliers publics ou d’établissements de santé privés d’intérêt collectif (ESPIC) de différentes régions, d’AMC et d’éditeurs de solutions hospitalières. S’investir dans cette expérimentation correspond à notre ADN. C’est pour nous une manière d’apporter notre vision, reflet des liens privilégiés que nous entretenons avec les mutuelles qui composent notre conseil d’administration ».
Elise Greffet : « Sous l’égide du programme Simphonie dont l’un des axes est la modernisation de la facturation et la diminution de la charge administrative, le ministère des Solidarités et de la Santé a impulsé différents dispositifs. Depuis plusieurs années, notre hôpital est un établissement pilote dans le domaine de la digitalisation des processus. Nous avons notamment participé activement, avec notre éditeur, au projet de facturation individuelle des établissements de santé (FIDES) pour les actes et consultations externes (ACE). Il était donc fort naturel pour nous d’accepter la sollicitation ministérielle dès le lancement de ROC ».
Pour quelles raisons avez-vous participé activement à ROC ?
S.C.F. : « La facturation auprès des AMC est un sujet ancestral, artisanal, manuel, fastidieux, lourd, redondant, consommateur d’énergie, dont le jargon très administratif est une source d’incompréhension pour les patients. D’autant plus que les différentes réformes de financement ont complexifié ces règles de facturation, un domaine très peu concerné par la digitalisation. Nous nous sommes donc impliqués dans le programme ROC pour créer des synergies entre les différents acteurs concernés et réduire les coûts de ce système archaïque. Cet engagement répondait à la demande d’un grand nombre d’établissements d’obtenir des informations plus rapidement et de manière dématérialisée, afin d’éviter cette lourdeur administrative et faciliter les parcours de soins ».
Quels sont les avantages de ce dispositif ?
E.G. : « ROC est un dispositif qui simplifie vraiment la prise en charge. Les QR code / Data matrix normalisés dans leurs fonctionnalités grâce au descriptif défini par ROC et développés par les AMC donnent accès à des informations actualisées des patients. Ils évitent ainsi bien des mauvaises surprises. Leur consultation par des lecteurs de data matrix à l’accueil des établissements permet d’interroger à distance notre outil d’admission des patients ainsi que l’annuaire national des AMC, défini en amont du cahier des charges. Une fois la prise en charge confirmée, elle vient s’incrémenter dans nos bases. C’est la première étape. Avant la fin du séjour hospitalier, nous sommes en possession de l’accord dématérialisé de prise en charge et nous envoyons la facture numérique à l’AMC concerné, ce qui nous prémunit de toute erreur et retard de paiement ».
Et pour l’avenir ?
S.C.F. : « Une fois que les briques seront toutes bien posées et que tous les organismes AMC seront connectés, ils auront l’opportunité de développer tout un panel de services auprès de leurs adhérents. Les délais de traitement sont en effet aujourd’hui trop longs pour proposer de telles plus-values aux assurés. Grâce à ROC, les AMC auront une vision quasi instantanée de là où se trouvent leurs adhérents, sans que les établissements ne dévoilent, bien sûr, aucun contenu médical ou données personnelles, la CNIL ayant validé en amont l’ensemble des pré-requis techniques. Tous les services en lien avec le vieillissement de la population vont être cruciaux dans les années à venir puisque l’hôpital, saturé, essaie de réduire les durées de séjour ainsi que les passages aux urgences. L’idée serait de travailler sur le maintien à domicile, en phase avec les objectifs du ministère » .
Existent-ils encore des freins à lever ?
E.G. : « Le déploiement ne se fait pas à la même vitesse avec tous les AMC car certaines petites complémentaires ne sont pas encore rattachées au dispositif. La difficulté majeure, de notre point de vue, reste cette coexistence des deux systèmes de flux. Pour l’instant, nous avons constaté que le dispositif fonctionne de manière plus efficace et rapide quand l’interlocuteur avec lequel nous sommes connectés est une mutuelle ou un assureur en direct, et non pas au travers d’un opérateur de Tiers Payant ».
S.C.F. : « Je pense que ce qui a un peu freiné l’engouement des AMC au départ, c’est l’accélération du délai de paiement. Leur rythme d’adhésion au projet nous a donc fait perdre un peu de temps et nous pensions que la généralisation irait plus vite. Cependant, les différentes annonces de la FNMF en 2021 et les engagements pris par des dizaines d’AMC sont de bonnes nouvelles qui nous font dire que les choses bougent ! Nous n’avons pas été confrontés à de grosses difficultés techniques pour la mise en place de ROC. Ce dispositif impose simplement des étapes à franchir qui nécessitent, malgré le cahier des charges, une grille de lecture commune avec l’AMC sur les règles de facturation. Comme l’a dit Elise, la plus grosse difficulté en interne c’est la coexistence d’un système « moyenâgeux » avec des prises en charges imprimées, des factures agrafées et envoyées par La Poste et celui de la lecture data matrix « rocienne ». Cette gymnastique de saisie des dossiers dans nos outils est un peu complexe et, dans une période où les équipes hospitalières sont fatiguées, toute simplification serait la bienvenue ! D’où notre désir de voir ROC se généraliser… ».
Bio express
Sandrine Croze-Fayard
Directrice adjointe du Médipôle Hôpital Mutualiste,en charge des finances et de l’administration.
Elise Greffet
Chargée de projets de la Gestion administrative des patients (GAP) et du Dossier patient informatisé (DPI)
au Médipôle Hôpital Mutualiste, Elise Greffet conduit le projet ROC depuis le démarrage du dispositif.
Conception : Doshas Consulting
Responsable de la publication : Didier Ambroise
Rédaction : Cécile Jouanel
Création graphique et réalisation : Agence Biskot.Bergamote
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