AMDAC

Pour la sphère MSS (Ministère des Solidarités et de la Santé), le rôle d’AMDAC a été attribué à Fabrice Lenglart, directeur de la DREES. Dans ce cadre, les équipes de la DREES ont élaboré deux feuilles de route successives (2021-2023 puis 2024-2026) pour définir les grands axes de travail relatifs au partage des données.

Deux groupes de travail ont ainsi été formés pour avancer sur ces sujets et ont abouti à la publication de deux ouvrages :

• Le « Guide de bonne pratique sur le catalogage des données dans la sphère MSS », comprenant les valeurs et cas d’usage, la gestion des référentiels standards et métadonnées, la documentation de la donnée, la gouvernance et l'organisation du projet, l’acculturation à la donnée et la conduite du changement ;
• Le « Guide d’accompagnement à l’ouverture d’un code source » qui a pour objectif d’apporter des éléments de réponses communs, concrets, opérationnels et adaptés au contexte de la sphère MSS pour chaque étape d’un projet open source.

Le cabinet Doshas Consulting a accompagné l’AMDAC et notamment la DREES pour la réalisation des différentes étapes de ces deux projets :

• Constitution des groupes de travail pour création d’un pool d’experts issus de différentes entités de la sphère MSS.
• Cadrage des projets : définition des sujets à instruire, planning des ateliers de travail.
• Travail de recherche / veille de bonnes pratiques existantes sur les sujets à instruire.
• Préparation des supports d’ateliers sur la base des éléments trouvés précédemment.
• Assistance à l’animation des groupes de travail avec notamment mise en place d’outils collaboratifs pour des réunions les plus participatives possibles.
• Recueil et formalisation des besoins et remarques exprimés de façon collégiale et participative par l’ensemble des membres des groupes de travail.
• Rédaction et mise en forme des livrables finaux au fur et à mesure des ateliers de travail.
• Organisation d’un temps de restitution en présentiel pour ajustement / validation des livrable finaux.

La mise en place d’outils collaboratifs type Klaxoon a été apprécié et a permis aux membres des GTs de se sentir pleinement impliqués dans la conception des guides.

Du fait des temps de travail longs (3 heures), et denses, ces outils encouragent la participation, la collaboration et le dialogue et dynamise ainsi les échanges.

Premièrement, ils apportent un aspect ludique bienvenu lors d’échanges denses et techniques. Ensuite, ils permettent la mise en place de questionnaires/sondages et permettent ainsi, à tout un chacun, de pouvoir s’exprimer.

Autre élément déterminant dans la méthode : le temps de relecture, dont le top départ a été donné par un dernier atelier de travail, en présentiel, qui a permis de présenter une version aboutie des livrables. Durant ce temps de relecture, les membres du GT ont pu parcourir les livrables, les partager à leurs pairs, et formuler des observations/suggestions/améliorations afin d’atteindre l’objectif visé : des guides personnalisés, partagés par tous, concrets et adaptés au contexte de la sphère MSS.

Quelques difficultés ont tout de même été rencontrées. Nous pouvons par exemple citer la mobilisation de tous les acteurs lors des ateliers qui se déroulait la plupart du temps en journée sur 3h de temps. Mais au travers des différents créneaux d’ateliers, tous les acteurs ont eu l’occasion de s’exprimer.

L’autre difficulté rencontrée est de trouver un consensus sur les différents points à instruire pour atterrir sur une formulation dans les guides qui convient au plus grand nombre. Avec un groupe de travail d’une quinzaine de personne, les outils collaboratifs ont grandement aidé à orienter les arbitrages par un système de vote par exemple.