Un grand centre hospitalier, membre d’un Groupement Hospitalier de Territoire (GHT), a fait appel à Doshas Consulting pour étudier l’absentéisme de son personnel.
Smart Data Santé : absentéisme au sein d'un GHT
Les objectifs du POC (‘‘Proof of concept’’) pour l’établissement étaient les suivants :
- Faire baisser l’absentéisme du personnel en mettant en place des actions spécifiques.
- Prendre des mesures permettant d’anticiper gérer au mieux l’absentéisme (recrutement, remplacement…).
- Estimer le coût de ces actions visant à compenser les absence s du personnel.
Méthodologie
Dans un premier temps, notre cabinet a accompagné le centre hospitalier dans l’identification et la définition des problématiques métier. Les données fournies par l’établissement ont été traitées puis analysées, via notre outil de Smart Data, dans le but d’identifier les facteurs ayant une influence sur l’absentéisme du personnel. Les résultats de l’étude ont été consignés dans une synthèse. De manière à rendre autonome le centre hospitalier dans l’utilisation de l’outil de Smart Data, une formation d’une journée a été dispensée par notre équipe au personnel de la Direction des Ressources Humaines (DRH) et de la Direction des systèmes d’information (DSI).
Résultats qualitatifs
Nous avons réussi à démontrer que chacune des trois problématiques étudiées constituait un phénomène complexe et multi-facteurs, les influences étant réparties sur l’ensemble des variables/facteurs disponibles.
Grâce à notre outil de Smart Data, nous sommes parvenus à mettre en évidence les facteurs ayant une influence sur les trois problématiques métier et donc sur l’absentéisme du personnel, de manière globale, comme dans le cas de situations spécifiques. Nous avons fait ressortir que ces facteurs d’influence pouvaient être de différentes natures :
- Des facteurs propres à l’établissement (date d’entrée dans la structure, unité fonctionnelle et pôle de l’agent…).
- Des facteurs liés au profil du personnel (statut, indice, éche lon, emploi, type de contrat…).
- Des facteurs extérieurs tels que les épidémies de grippes, de gastro-entérites ou encore les allergies.
Au travers de ce POC, nos consultants ont mis leur expertise au profit de l’étude des données fournies par le centre hospitalier, en lien avec l’utilisation d’open data et ont démontré la pertinence de proposer des actions pour gérer au mieux l’absentéisme (sur la base des analyses réalisées).
Afin d’approfondir l’étude réalisée, des facteurs complémentaires intéressants à étudier ont été repérés tels que les dates de grève des services publics, la distance domicile-lieu de travail, les données météorologiques, l’organisation du temps de travail de l’agent...
Difficultés rencontrées / solutions apportées
Elles ont été les suivantes :
- Le format de certaines données se trouvant dans l’export fourni par l’établissement a complexifié leur traitement. Nous nous sommes donc dotés d’un logiciel nous permettant de traiter aisément les données transmises par nos clients, quel que soit leur format d’entrée.
- Le nombre de facteurs potentiels d’influence à analyser s’est trouvé limité, étant donné que certaines données n’étaient pas disponibles sous forme numérique ou qu’il n’avait jamais été envisagé par l’établissement de recueillir de telles données auprès de son personnel.
- L’extraction de données peut s’avérer compliquée lorsqu’elles ne sont pas centralisées en un seul et même endroit. Pour pallier cette difficulté, nous pouvons proposer à nos clients de les accompagner dans la mise en place d’un‘‘entrepôt centralisé de données’’.
Facteurs clés de succès
Sa connaissance du secteur de la santé et ses compétences en matière de ressources humaines ont permis à Doshas Consulting de :
- Recueillir des données pertinentes et adaptées aux problématiques traitées.
- Identifier des facteurs complémentaires à étudier.
Nous avons ainsi livré à l’établissement une analyse élargie de ses problématiques de fonctionnement, qui reflète notre capacité à recenser des sites fiables d’open data e t notre aisance à traiter des données.
Notre expérience liée à l’utilisation de l’outil de Smart Data a rendu possible :
- L’identification rapide des traitements à effectuer sur les données.
- La réalisation d’analyses pertinentes pour le centre hospitalier.
Vous ne savez pas comment structurer et utiliser vos données afin de répondre à des problématiques métier ? Consultez nous afin de pouvoir étudier votre projet ensemble !